Как пользоваться электронной подписью

Полезные знания на тему: "Как пользоваться электронной подписью". Здесь собрана вся тематическая информация. Прочитав статью Вы найдете ответы на все вопросы. Если не можете найти ответ или хотите уточнить, то обращайтесь к дежурному специалисту.

Как подписать документ электронной подписью

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

  1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
  2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
  3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
  4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:

  1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
  2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
  3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Для этого нужна установленная программа КриптоПРО, сертификат удостоверяющего центра и сертификат владельца ЭП. Советуем также прочитать статью о том, как настроить компьютер.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту, выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

3. Далее появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

[1]

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.

Правила использования ЭЦП

В современную эпоху электронного документооборота электронная подпись стала практически единственным надежным средством идентификации личности. Однако до сих пор многим непонятно, как пользоваться электронной подписью. Разберемся с основными положениями российского законодательства в этой области и рассмотрим в этом материале практические вопросы использования ЭЦП в электронном документообороте.

Нормативы законодательства

Законодательство в вопросах использования ЭЦП основано на положениях ФЗ «Об электронной подписи», принятого в 2011 году. Согласно положениям этого документа, граждане могут пользоваться ЭЦП в следующих случаях:

  • получение или оказание государственных услуг;
  • совершение сделок;
  • выполнение муниципальных или государственных функций.

Также в законе можно прочитать, как пользоваться ЭЦП. Он признает квалифицированной такую подпись, сертификат которой выдан удостоверяющим центром, прошедшим государственную аккредитацию. Этот сертификат должен соответствовать установленным законом образцам. А подпись должна принадлежать именно тому человеку, от имени которого подписан документ.

Виды электронной подписи

Пятая статья упомянутого закона рассматривает классификацию видов подписи. Использование ЭЦП каждого вида возможно в определенных условиях и гарантирует определенный уровень точности идентификации.

Вид ЭЦП Условия использования
Простая подпись Это самый доступный вариант подписи. Чтобы получить её, нужен только пароль и логин.

При пользовании такой подписи отсутствует возможность изменения документа после подписания. Любая правка в документе после момента подписания сделает его недействительным.

Неквалифицированная подпись Она состоит из открытого и закрытого ключа. Закрытый ключ используют для подписания документа. Открытый ключ применяют для проверки подписи или изменений, сделанных после подписания (у этого вида подписи возможность редактирования после подписания сохранена). Усиленная квалифицированная подпись Самый защищенный вид ЭЦП. В нем также применена система из двух сертификатов. Выдает такие сертификаты только удостоверяющий центр с пройденной аккредитацией. Ключ, используемый для проверки подписи, регистрирует ФСБ.
Читайте так же:  Льготы опекунам детей оставшихся без попечения родителей

Главное отличие неквалифицированной подписи от квалифицированной – возможность работать без создания второго ключа.

Кто может поставить ЭЦП от имени директора организации

Вопрос использования ЭЦП другим лицом остается достаточно туманным. С одной стороны, закон предписывает физическим и юридическим лицам предпринимать все необходимые меры к сохранению конфиденциальности их подписи. То есть если документ подписан от имени директора АО, то и подпись он должен ставить собственноручно. С другой стороны, ни в законе, ни в инструкциях Минкомсвязи нет запрета на передачу в служебных целях права на использование ЭЦП от владельца к другому лицу. Таким образом, формально возможно составление доверенности на использование ЭЦП.

В то же время инструкции Минкомсвязи подразумевают, что человек, получивший право использовать ЭЦП другого лица, должен действовать с его согласия и быть наделён такими же полномочиями.

Если директору нужно, чтобы во время отпуска главного бухгалтера его заместитель мог пользоваться ЭЦП главбуха, гендир должен оформить приказ о передаче сертификата и ключа подписи на время отпуска лицу, замещающему главного бухгалтера.

Законом предусмотрена ответственность за использование чужой ЭЦП. И даже при использовании подписи другим сотрудником при наличии приказа о передаче подписи всю ответственность за выполнение удостоверенного электронной подписью решения несет ее владелец.

Как использовать электронную подпись

Для использования электронной подписи нужны открытый и закрытый ключи, сертификаты к ним и комплект специальных программ, которые обеспечивают шифрование. Удостоверяющий центр, оформивший электронную подпись, выдает ключ на электронном носителе, сертификат и проводит обучение тому, как использовать электронную подпись.

Выбор конкретной программы, с помощью которой будет произведено шифрование подписи, находится в компетенции лица или организации, которые пользуются подписью. Практика работы конкретной организации и набор программ, который используют для электронного документооборота, задает определенную специфику применения ЭЦП. Также особенности работы зависят от того, какая электронная подпись используется в организации.

Однако работа с ЭЦП в любом случае не требует специальных знаний и заключена просто в использовании специальной надстройки в программном пакете (Adobe PDF, Microsoft Office и др.).

Кроме того, важно следить за длительностью действия сертификата подписи и своевременно продлять его.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как сделать электронную подпись: пошаговая инструкция

ЭЦП — что это такое и кому нужна

Это цифровой аналог подписи человека — электронный ключ. Контроль целостности документа, защита его от подделки и внесения изменений, а также подтверждение авторства — все это функции подписи. Бланк, подписанный ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный вариант. Цифровой реквизит получают с помощью криптографического преобразования информации.

  • быстрая доставка документов;
  • возможность автоматизации обработки необходимых файлов;
  • сокращение издержек на подготовку и отправку.

Область применения ЭЦП достаточно обширна: обращение в государственные и муниципальные органы (к примеру, на сайте Госуслуг представлен каталог услуг), участие в интернет-торгах и получение иных коммерческих заказов, налоговая отчетность, подача исков в суд. Электронная цифровая подпись используется и при подписании заявлений, писем по договоренности с контрагентами. Электронная подпись для юридических лиц значительно упрощает ведение документооборота.

Как получить электронную подпись

Разберем конкретнее каждый шаг получения ЭЦП.

Выбираем подпись

Вид подписи Описание
Простая Пароли, коды подтверждения по e-mail, SMS — элементы простой ЭЦП. Активно применяется в сервисах онлайн-банкинга с использованием логинов-паролей и одноразовых SMS для подтверждения операций. При онлайн-страховании используется страхователем при оформлении заявки на покупку полиса. Аутентификация в информационных системах, получение госуслуг, заверение документов внутри корпоративного электронного документооборота также может происходить в рамках использования простого вида. Неквалифицированная усиленная (НЭП) Создается в результате криптографического преобразования информации. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки. Состоит их двух ключей, открытого и закрытого, которые хранятся на специальном ключевом носителе в виде usb-брелока. НЭП необходима для участия в закупках в рамках контрактной системы по 44-ФЗ в качестве поставщика. Этот же вид можно использовать для внутреннего и внешнего электронного документооборота, если стороны предварительно договорились об этом. Квалифицированная усиленная (КЭП) КЭП — это электронная подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но обязательно имеет квалифицированный сертификат, утвержденный Приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011. Выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России. КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными отчетами с налоговой службой и др.

Готовим документы

Кто обращается Документы
Физическое лицо
  • свидетельство ИНН;
  • паспорт;
  • СНИЛС владельца сертификата.
Индивидуальный предприниматель
  • лист записи ЕГРИП;
  • свидетельство ИНН;
  • паспорт;
  • СНИЛС владельца сертификата.
Юридическое лицо
  • лист записи ЕГРЮЛ;
  • свидетельство ИНН;
  • документ о назначении руководителя или доверенность на иное лицо;
  • паспорт, СНИЛС владельца сертификата.

Выбираем удостоверяющий центр

Вопрос, как создать электронную подпись, входит в компетенцию удостоверяющих учреждений. В случае получения НЭП обратиться можно в любой территориально подходящий центр. Однако при получении КЭП выдачу производят только аккредитованные учреждения. Министерство связи и коммуникаций РФ, как федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования ЭЦП, осуществляет аккредитацию удостоверяющих центров (ст. 16 63-ФЗ). Список центров, которые имеют аккредитацию в настоящий момент, доступен на сайте Минкомсвязи. Он регулярно обновляется, поэтому актуальную версию лучше брать именно там.

Электронная подпись для ИП так же, как и для физлиц и юрлиц, изготавливается в среднем в течение 2 дней. Купить ЭЦП можно в диапазоне от 3000 до 8000 рублей в зависимости от вида, а за дополнительную плату предусмотрено ускоренное изготовление в течение нескольких часов.

Устанавливаем ЭЦП

Идентификатор ЭЦП выдается в виде eToken или RuToken. Итак, вам удалось получить ЭЦП, остается установить ее на свой компьютер. Для работы понадобятся определенные характеристики и настройки компьютера и специальное программное обеспечение:

  • операционная система Windows 7 или выше;
  • Internet Explorer от v.7 или иной браузер;
  • средство криптографической защиты информации CryptoPro CSP 3.6 или выше.
Читайте так же:  Развод с ребенком до года

Как сделать электронную подпись для работы с цифровыми документами

Современные предприниматели стараются перевести весь свой документооборот в электронный формат. Каждый документ должен быть завизирован, поэтому бизнесменам необходимо знать, как сделать электронную подпись, удостоверяющую актуальность и действительность документации. Ее создание не займет слишком много времени, однако придется потратить определенную сумму.

Какой должна быть электронная подпись

Под электронно-цифровой подписью обычно понимают зашифрованную информацию, которая должна быть присоединена к данным, отправляемым с помощью телекоммуникационных каналов связи. С помощью ЭЦП удается идентифицировать человека, который подписывал электронную информацию (файлы) и несет за нее ответственность.

Электронно-цифровая подпись, согласно существующему законодательству, должна обеспечивать корректное и защищенное взаимодействие между физическими лицами и государственными учреждениями.

Закон предусматривает использование сразу трех видов ЭЦП:

Видео (кликните для воспроизведения).

Использование простой подписи позволяет просто указать владельца документа. Благодаря ей изменить информацию в документе после визирования невозможно. Все остальные подписи разрешают изменять информацию после визирования, однако в документе остается информация о том, кто именно и когда внес новые данные.

Электронно-цифровая подпись может быть выдана физическим лицам , имеющим российское гражданство. При этом каждый владелец ЭЦП должен быть пользователем портала госуслуг и иметь собственный аккаунт в удостоверяющем центре. Получить информацию о том, в каком именно центре можно зарегистрироваться, можно в налоговой инспекции по месту жительства.

С помощью ЭЦП физическое лицо получает возможность пользоваться муниципальными и государственными услугами в электронном формате. Речь идет о тех услугах, при которых необходимо проведение идентификации и визирования заявок, в частности, об участии в конкурсах на поставку товаров.

Как создать электронную подпись

Первый вопрос, который возникает у предпринимателей при упоминании электронной подписи, – как сделать для себя такой атрибут? Создание электронно-цифровой подписи является бесплатным. Ее владельцу придется лишь оплатить приобретение электронного носителя в размере от 700 до 3000 рублей. Услуга по созданию электронно-цифровой подписи может быть оказана, если клиент обратится в офис удостоверяющего центра.

После заполнения всей необходимой документации пользователь получает USB-носитель. С его помощью становится возможным выполнять на сайте государственных услуг операции, которые должны быть подтверждены юридически.

Чаще всего электронно-цифровая подпись используется для участия в государственных тендерах , когда предприятие намерено поставить определенные товары и услуги заказчику. Заявки на участие в конкурсе, подписанные актуальной электронно-цифровой подписью, обычно имеют определенный приоритет перед остальными.

Создание электронной подписи потребует от ее будущего владельца предоставления следующих документов:

  • паспорт;
  • СНИЛС (он указан в пенсионном удостоверении);
  • информация об электронной почте.

Допускается использование произвольного почтового сервиса, главное – ящик должен быть актуален. Если гражданин не сможет предоставить данную информацию, контролирующие органы имеют право отказать в выдаче электронно-цифровой подписи.

Получать государственные услуги с помощью электронной подписи можно, используя только установленные терминальные устройства. Ноутбуки, домашние и рабочие компьютеры – все они должны иметь стандартный браузер, а также соответствующее программное обеспечение.

Кроме того, пользоваться ЭЦП можно и с точек доступа, которые оснащены обычными браузерами или другим специализированным ПО. Как только пользователь получает ЭЦП, ему предоставляется специальное руководство по ее эксплуатации.

Распространенные ситуации

Если вы не разобрались, как сделать электронную печать и подпись, а вам они срочно нужны, можно обратиться в удостоверяющий центр. Специалисты этого учреждения помогут вам разобраться в данной ситуации и зарегистрируют ЭЦП в кратчайшие сроки. Адрес актуального центра можно уточнить в местном отделении Пенсионного фонда РФ.

Если вы потеряли ключ или считаете, что кто-то завладел информацией о нем и может использовать ее во вред вашему предприятию, необходимо сразу же обращаться в службу технической поддержки.

После вашего обращения работа сертификата будет временно приостановлена, вас попросят посетить офис для дальнейшего возобновления актуальности подписи.

При контакте с удостоверяющим центром по каким-либо сторонним вопросам будьте готовы к тому, что вам придется предъявить документы, согласно которым именно вы являетесь владельцем сертификата. В противном случае сотрудники центра не смогут оказать вам помощь, и подписью смогут пользоваться сторонние люди.

Если подпись работает неправильно, и USB-носитель не способен выполнять требования, которые к нему предъявляются, владелец ЭЦП может составить претензионное обращение в службу поддержки по телефону или обратившись лично.

Как можно использовать ЭЦП

Кроме своей непосредственной функции, электронно-цифровая подпись имеет целый ряд других. Ее можно использовать в качестве средства для входа на портал единых государственных услуг. Теперь не нужно будет набирать номер СНИЛС – достаточно просто ввести подпись.

Системы электронной подписи позволяют получать информацию о выписках из госреестров. Данная функция доступна для ИП и юридических лиц, а физические лица могут получать информацию о своих штрафах и налоговых вычетах. С помощью ЭЦП удастся получать госуслуги прямо у себя на дому, поскольку это никак не противоречит существующему законодательству.

Ежегодно количество пользователей электронно-цифровых подписей увеличивается, а это значит, что уменьшаются очереди в госучреждениях. За счет этого увеличивается общая скорость обслуживания клиентов.

Согласно статистическим данным, ежегодно в каждом субъекте РФ подается от 10 до 40 тысяч заявлений на создание ЭЦП. Существует целый ряд услуг, которые пользуются особой популярностью, и чаще всего визируются электронно-цифровыми подписями:

  • штрафы по налогам и ГИБДД;
  • регистрация автотранспортных средств;
  • подача документов в налоговую инстанцию;
  • получение сведений из госкадастра и прочих организаций;
  • проверка собственного счета ПФР;
  • оформление загранпаспорта.

ЭЦП в современном бизнесе

Теперь вы знаете, что такое электронная подпись, как ее создавать и как поддерживать ее работу. С помощью электронно-цифровой подписи можно сэкономить большое количество времени, которое обычно тратится на очереди в налоговой инспекции, Пенсионном фонде и прочих госучреждениях.

Каждая электронная подпись обладает собственным сроком годности, который необходимо постоянно отслеживать. ЭЦП должна быть вовремя обновлена – в противном случае вы не сможете совершать все необходимые операции по взаимодействию с государственными структурами. Прежде чем визировать какой-либо документ, рекомендуется проверять актуальность сертификатов и подписи.

Информацию о том, как создать электронную подпись, также рекомендуется уточнять в удостоверяющих центрах. Процедура формирования ЭЦП, сертификатов и ключей постоянно меняется, поэтому необходимо отслеживать ее составляющие.

Стоит также знать, что получить электронно-цифровую подпись можно только в том случае, если вы находитесь в регионе, в котором официально зарегистрированы. В том случае, если вы не имеете прописки или проживаете в другом городе, вам может быть отказано в предоставлении ЭЦП.

Читайте так же:  Правила оформления разрешения на строительство индивидуального жилого дома

Если говорить о преимуществах, которые получают предприниматели, используя электронные документы и электронную цифровую подпись, то, в первую очередь, это дополнительные возможности шифрования документов. Ведь надежные криптографические алгоритмы обеспечивают конфиденциальность информации: к ней не будет иметь доступ лицо, не обладающее ключом.

Кроме этого, предприниматель получает возможность использовать одни и те же средства ЭЦП при обмене данными с различными министерствами и контролирующими органами. Внедрение электронной документации также экономит время сотрудников и значительно уменьшает затраты компаний, связанные с оформлением и пересылкой документов.

ЭЦП широко используется международными компаниями, поскольку в разы ускоряет проведение многочисленных операций и исключает необходимость ряда дополнительных встреч. Поэтому для российских компаний, которые стремятся использовать новейшие технологии, использование ЭЦП может стать очень полезным при работе с успешными, модернизированными отечественными и зарубежными предприятиями.

Как пользоваться ЭЦП (электронной подписью) и в каких случаях она нужна

Электронный документооборот повсеместно заменяет бумажный. Соответственно, возникает необходимость каким-то образом заверять достоверность документов и личность их подписанта. В связи с этими проблемами многие руководители и бухгалтеры предприятий задаются массой вопросов, в том числе – как пользоваться ЭЦП и каков правовой режим заверенного ею документа.

Зачем нужна ЭЦП

Сфера применения электронной подписи в последнее время существенно расширилась и включает такие правоотношения, как:
  • организация юридически значимого электронного документооборота как внутри предприятия, так и вне его: с контрагентами, партнерами, клиентами;
  • интернет-торговля товарами и услугами;
  • электронный банкинг – оплата счетов, распоряжение средствами, получение займов и заключение депозитных договоров;
  • регистрация сделок с недвижимостью;
  • таможенное декларирование ввезенных товаров;
  • участие в электронных торгах государственного и корпоративного заказа;
  • отчетность перед территориальными органами ФНС, Росстата, фондов социального страхования и другими контролирующими структурами;
  • получение доступа к административным услугам, которые предоставляются рядом ведомств в электронном виде;
  • доступ к ведомственным системам (в том числе ЕИАС ФСТ России).

Использование ЭЦП для многих крупных предприятий стало не просто желательным, а необходимым. С 2014 года электронную отчетность, заверенную ЭЦП, обязаны подавать:

  • в территориальный налоговый орган:
    • плательщики НДС – все без исключения;
    • учреждения, среднесписочная численность наемного персонала которых за 2013 год составила 100 и более человек;
    • организации, численность работников которой на момент создания превысила 100 людей, а также иные крупные (по определению налоговой) предприятия;
  • в территориальный орган ПФ РФ и ФСС – организации. В которых количество работников превысило 25 лиц.

Стоит заметить, что формировать в один орган электронную, а в другие – бумажную отчетность предельно неудобно. По этой причине переходить на безбумажный документооборот и использование оцифрованной подписи нужно одновременно «на всех фронтах».

ЭЦП – юридический аналог личной подписи

В деловом документообороте сегодня используются два равнозначных понятия – электронная и цифровая электронная подпись. Смена терминологии произошла по причине отмены федерального закона «Об ЭЦП» и вступления в силу аналогичного акта «Об ЭП».

Еще статья 3 «Правовой режим использования электронной подписи» первого из названных актов установила, что ЭЦП по своей юридической силе равнозначна собственной личной подписи при следовании некоторым правилам, а именно:

  • при использовании не нарушается законодательство;
  • подтверждена подлинность ЭЦП;
  • закрытый личный ключ ЭЦП (набор символов, использующийся для создания электронных подписей) принадлежит подписанту;
  • сроковый сертификат ключа действовал в момент заверки документа.

Статья 6 действующего профильного закона установила аналогичные правила с оговоркой, что законодательством может предписываться существование отдельных документов исключительно в бумажном виде. Это, к примеру:

  • общегражданский паспорт;
  • свидетельства, выданные органами регистрации актов гражданского состояния: о рождении, смерти, изменении личного имени;
  • нотариально удостоверенные документы;
  • вексель.

Стоит напомнить, что гражданское и хозяйственное право регулируют отношения исходя из принципа: разрешено все, что не запрещено. Поэтому создание оцифрованных документов и использование электронной цифровой подписи возможно относительно всех документов, издателем которых является частное лицо – физическое или юридическое. Статьи 10 и 11 закона указали на то, что оцифрованный документ является равнозначным с бумажным, заверенным личной подписью, в том случае, когда он подписан квалифицированной электронной подписью.

И наоборот: документы, подписанные простой либо усиленной неквалифицированной подписью приравниваются к лично подписанным бумажным только тогда, когда это прямо установили:

  • федеральный закон или подзаконный правовой акт;
  • письменное соглашение об использовании электронной подписи участников электронного документооборота.

Таким образом, только квалифицированная электронная подпись признается равной личной подписи на бумажном носителе во всех случаях, когда допускается создание электронного документа.

ЭЦП – замена печати учреждения

В случае когда ЭЦП использует физическое лицо, она заменяет его собственноручную подпись.

Если ЭЦП поставлена юридическим лицом, последняя заменяет также и печать, поскольку содержит неразделимый комплект таких данных:

  • название и налоговый код учреждения;
  • ФИО и должность подписывающего – руководителя, его заместителя, главного бухгалтера или другого уполномоченного представителя, который, визируя документ, выступает от имени юридического лица;
  • срок действия сертификата ключа.

Постановлением Правительства РФ от 13.08.2016 N 789 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» утверждён порядок использования физическими лицами простой электронной подписи при получении государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Документом устанавливается, что физлица с помощью мобильного телефона, смартфона или планшета могут заполнить и подписать заявление в личном кабинете на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Постановлением также уточняется порядок создания (замены) и выдачи ключа простой электронной подписи на основании письменного заявления при явке заявителя на личный прием. Отмечается, что произвести любые операции с ключом оператор выдачи ключа сможет только после того, как заявитель получит ответ на свой запрос от другого оператора – единой системы идентификации и аутентификации. При этом ответ гражданин получит через СМС.

Сложно ли научиться пользоваться ЭЦП

Потенциального пользователя ЭЦП не должна смущать техническая сложность программного обеспечения, криптографии и шифрования, с помощью которого функционирует система. Интерфейс программы для создания ЭЦП очень прост и интуитивно понятен. Таким образом, подписанту не обязательно иметь не только высшее техническое, но и вообще какое-либо образование. Достаточно элементарной компьютерной грамоты и понимания того, где находится адресная строка и как зайти на нужный сайт.

Проще говоря, если человек самостоятельно создал и отредактировал документ в программе Word или Excel, можно с уверенностью утверждать, что он быстро научится подписывать его ЭЦП.

Читайте так же:  Апелляция в гражданском процессе как подать апелляцию

Принцип использования ЭЦП

Перед тем как работать с электронной подписью, важно уяснить, что подписание электронного документа не влияет на его фактическое содержание. К исходному тексту, рисунку, таблице добавляется дополнительный блок сведений, имеющий название ЭЦП.

Можно выделить две ключевые стадии формирования данного блока. На начальной с использованием специального программного обеспечения рассчитывается математическим способом message digest – изложение (отображение) сообщения.

Такому изложению присущи некоторые особенности, в том числе:

  • фиксированная длина, которая не зависит от длины и количества символов в сообщении;
  • уникальное содержание;
  • невозможность восстановления текста или сущности сообщения по его отображению.

Поскольку отпечаток документа соответствует его тексту на момент скрепления подписью, то любое изменение (умышленное или невольное) нарушит их соотношение. Проверка ЭЦП стороной-получателем выявит факт модификации данных.

На заключительной стадии использования ЭЦП полученное от исходного документа изложение программным способом шифруется с помощью личного (закрытого) ключа автора. Последний существует в единственном экземпляре и сохраняется его владельцем на флэш-карте. Далее документ передается обычным способом, например – по электронной почте.

Шифрованный документ, подписанный ЭЦП, дает возможность предотвратить его модификацию третьими лицами. Поэтому использование защищенного канала телекоммуникационной связи не требуется. Раскодировать ЭЦП и получить исходное отображение, которое должно соответствовать документу, может только владелец открытого ключа, которого автор (издатель) документа наделил подобной возможностью.

Как видим, расчет отображения текста застрахует его отправителя и получателя от риска изменения посторонними после скрепления подписью. В свою очередь, шифрование закрытым ключом издателя дает возможность идентифицировать его личность при получении документа.

Дополнительные возможности

Разбираясь с тонкостями того, как пользоваться электронной подписью, попутно следует обратить внимание на ее вспомогательные возможности. Она очень удобна в работе с документами, предполагающими некие сроки, функция фиксации времени скрепления документа подписью. Возможна регистрация не только даты, но и времени суток вплоть до секунд. Изменить отметку о времени наложения подписи впоследствии не сможет даже сам подписант.

Передавать документацию, которая содержит коммерческую тайну или персональные данные работников либо клиентов, через незащищенный канал связи нужно, используя режим шифрования. Кодировка происходит с помощью сертификата закрытого ключа автора. Расшифровка возможна при использовании открытого ключа получателя. Соответственно, никто, кроме адресата, доступа к документу иметь не будет.

Стандартная процедура

Использование электронной цифровой подписи обычно предполагает выполнение действий с документами Microsoft Office. Нужно отметить, что нюансы их реализации могут варьироваться.

Обычный алгоритм следующий:

[2]

  • создаем текст;
  • добавляем строку для размещения подписи;
  • ставим подпись в подготовленную ранее строку.

Чтобы добавить строку подписи MS Office в файл, нужно провести такие простые действия:

  • компьютерной мышью или кнопками перемещаем курсор туда, где будет размещаться строка для подписи;
  • ищем вкладку «Правка», выбираем «Вставка», далее – «Текст»;
  • наводим курсор на строку «Строка подписи» всплывающего меню и выбираем «Строка подписи MS Office»;
  • проводим настраивание подписи в появившемся окне, куда вводим запрашиваемые сведения о подписанте.

Если требуется несколько подписей, например, директора и бухгалтера, нужно создать еще одну строку по той же схеме. Для подписания необходимо выделить созданную ранее строку ввода.

Далее открываем окно «Подпись» и выполняем одно из таких действий:

  • вводим свое имя;
  • при этом автоматически подтянется визуальная версия ЭЦП;
  • нажимаем кнопку «Выбрать рисунок» и используем изображение для поиска своей подписи;
  • нажимаем кнопку «Подписать», если настроена программа для ЭЦП.

Готово — подпись создана и можно отправлять документ адресату.

Как подписать документ ЭЦП (электронно цифровой подписью)?

Электронные документы, как и бумажные, нуждаются в визировании. Неподписанные бумаги не будут иметь юридической силы, следовательно, их нельзя будет использовать при ведении каких-либо операций. Необходимо знать, как подписать документ ЭЦП правильно, тогда участники бизнес-процессов смогут получить целый ряд преимуществ.

Несмотря на то, что электронно-цифровая подпись очень удобна, далеко не все могут с ней разобраться. Причина этому – различные форматы документов, с которыми приходится иметь дело. При подписании писем ЭЦП чаще всего приходится сталкиваться с файлами, принадлежащими системе MicrosoftOffice.

Что такое ЭЦП и как ее использовать

Под электронно-цифровой подписью следует понимать объект, с помощью которого можно легко определить авторство и понять, кто именно сформировал документ. Кроме того, с помощью ЭЦП можно определить целостность файла и его аутентичность. При этом создателям файлов необходимо знать, как подписывать документы ЭЦП правильно, чтобы не допустить ошибок.

Многое здесь будет зависеть от того, какой именно вид электронно-цифровой подписи используется. С помощью современных средств защиты информации можно будет не просто подтвердить авторство, но и уточнить изменения, которые были внесены в ваши документы после их окончательной публикации.

Подписываем виртуально: порядок работы

Для подписания документа электронно-цифровой подписью понадобится сначала сформировать общую информацию, которая будет указана в нем, а затем прибавить к нему строчку подписи и ЭЦП. Алгоритм подписания файла может существенно различаться. Здесь обычно все зависит от того, как именно программное обеспечение используется в работе. Чаще всего речь идет о документах, которые обрабатываются в Майкрософт Офис выпуска 2007 года. Чтобы добавить подпись в данных файлах, необходимо сделать следующее:

  • поставить курсор там, где необходимо подписать документ, используя электронно-цифровую подпись;
  • в меню найти вкладку «Вставка», а в ней выбрать «Текст», затем отыскать «Строка подписи», после в выпадающих пунктах найти «Строка подписи MSOffice»;
  • затем нужно настроить подпись в диалоговом окне, которое сразу же появится при выборе вышеуказанной строки (нужно будет указать сведения о том человеке, который подписывает документ);
  • если документ должен быть подписан сразу несколькими людьми, сформируйте строку для каждой подписи, придерживаясь указанных выше пунктов.

Если нужно подписать только строку, а не целый файл, понадобится выделить эту строку, в которой вводится электронно-цифровая подпись. Чтобы подписать документ ЭЦП, нужно открыть диалоговое окно «Подпись», после чего выполнить любое из нижеперечисленных действий:

  • выбрать отсканированное изображение подписи, которую вы ежедневно ставите на бумажных документах;
  • ввести собственное имя неподалеку от значка Х – тогда вы увидите печатную версию ЭЦП;
  • если вы используете планшет, то вы можете поставить рукописную подпись;
  • если у вас имеется специальное программное обеспечение, достаточно будет просто нажать на кнопку «Подписать».

Подписать ЭЦП сканом документа вполне возможно, главное, чтобы ваша подпись была отчетливо видна. Также допускается сформировать невидимую подпись, которая не будет отображаться в содержании документа. Увидеть ее можно будет, если нажать на строку «Подпись», которая располагается в строке состояния (она находится в низу экрана).

Почему именно электронно-цифровая подпись

Документ, подписанный ЭЦП, обладает той же самой юридической силой, что и обычная бумага. Использование таких документов позволяет сэкономить огромное количество времени, которое обычно приходится тратить на почте при попытках отправить все необходимые отчеты. Кроме того, можно экономить деньги, которые тратятся на распечатку документации.

Читайте так же:  Должностной регламент — это что такое

Все алгоритмы подписания документов очень похожи. Они были созданы с помощью одного и того же принципа с учетом некоторых поправок. Для подписания документа, который по своему формату относится к HTML, понадобится сформировать поле скрытого типа, используя соответствующую форму. Работать в web-браузере пользователям ЭЦП будет намного проще. Самое главное – правильно заполнить необходимую форму, а затем нажать «Подписать» и «Отправить». После этого произойдет автоматическая отправка письма.

Если необходимо завизировать файл формата «XML», подписание документа ЭЦП может быть выполнено по алгоритму, используемому для формата MSOffice. Если речь идет о работе с форматом XMLdsig, придется воспользоваться дополнительными программами и приложением MSInfopath, которое имеется в каждом комплекте Office.

Криптозащита ЭЦП – залог безопасности ваших отчетов

Чтобы использовать ЭЦП для подписи документов, необходимо обзавестись специальным программным обеспечением. ПО должно выполнять криптооперации, с помощью которых можно контролировать цифровые сертификаты, выдающиеся в центрах. Таким образом, удается существенно облегчить процедуру визирования документов.

Необходимо подобрать наиболее оптимальную программу, с помощью которой возможно проводить криптооперации на территории пространства бывшего СНГ. Кроме защиты данных и его шифрования, такое программное обеспечение предоставляет широкие возможности своим владельцам, желающим подписывать документы с помощью электронно-цифровой подписи.

Преимущества такого программного обеспечения следующие:

  • С помощью ЭЦП можно визировать целые пакеты документов, а также архивы.
  • Допускается использование простой ЭЦП и усиленной.
  • Владелец подписи имеет право сформировать первичный и дополнительный ее вариант, также в некоторых случаях используется заверяющий вариант.
  • Если вы намерены работать с файлами MSOffice, можно также использовать невидимую электронную подпись. При необходимости добавления сразу нескольких подписей, можно использовать одновременно два варианта. Если же файл подписывает только один человек, применяется невидимая подпись.
  • Специальное программное обеспечение позволит его владельцу добавлять комментарии вместе с подписью, а также корректировать дату визирования файла.
  • Ограничения подписываемых документов могут быть установлены только из-за нехватки памяти только на компьютере.
  • Допускается одновременная обработка нескольких документов.

Если вы знаете, как поставить ЭЦП на документ, но файл отличается от тех, что были использованы ранее (например, их формат – PDF), понадобится подобрать иную оптимальную программу. Важно, чтобы с ее помощью можно было визировать файлы, созданные в программах AdobeReader и AdobeAcrobat. Проследите за тем, чтобы программа поддерживала все версии.

Очень важно подобрать наиболее оптимальную стратегию подписания имеющейся документации, созданной в электронном формате. При желании вы можете проконсультироваться со специалистами – они помогут вам выбрать удобную стратегию, однако будьте готовы к тому, что эту работу нужно оплачивать.

ЭЦП в бизнесе

Цель подписания документа ЭЦП – официальное его визирование. Электронный файл, завизированный электронной подписью, ничем не отличается от бумажного, юридически он имеет аналогичную силу. До начала применения электронно-цифровой подписи в непосредственной работе понадобится сформировать данные для ключа и сертификата.

Именно они будут использоваться для проверки подлинности ЭЦП. Закрытый ключ поможет создавать электронную подпись. Создавая ключи и сертификаты, специалисты используют криптографические структуры, имеющиеся в операционной системе всех современных компьютеров. Удостоверяющий центр обеспечивает корректное использование всех существующих сертификатов.

Понадобится подписать специальный договор с удостоверяющим центром, при этом соглашение должно быть официально заверено с помощью нотариуса. Некоторые организации открывают собственные центры, но в этом случае ЭЦП сотрудников предприятия не будет действительна за его пределами. Именно поэтому необходимо использовать услуги внешних удостоверяющих организаций.

Когда сертификат по ЭЦП только формируется, каждый сотрудник предприятия получает закрытый ключ. Процедура по формированию ключей может выполняться по совершенно разным алгоритмам, главное здесь – проконтролировать, чтобы все они были актуальными, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей.

Завершающие этапы

После того, как будут созданы абсолютно все ключи и сертификаты, понадобится установить криптопровайдеры. Обычно они установлены в операционных системах, поэтому перед установкой понадобится проверить их наличие в компьютерах. Финальное оформление ключей может быть возможно только после окончательной установки криптопровайдеров.

Далее нужно установить программное оборудование, которое способно работать с электронными подписями. В частности, речь идет о MicrosoftOffice, с помощью которого уже можно создавать подписанные документы. На каждом компьютере организации должно быть установлено такое программное оборудование. Желательно, чтобы ПО было универсальным, и вы могли бы использовать самые разные виды подписей.

Видео (кликните для воспроизведения).

Теперь вы знаете, как подписать документ электронной цифровой подписью, и можете использовать это для работы со своими партнерами. Помните о том, что у каждой ЭЦП имеется свой срок действия, и ее каждый год необходимо продлевать. Необходимо постоянно следить за своей ЭЦП. В том случае, если подписывать документы недействительной подписью, можно столкнуться с огромными сложностями. Для продления подписи нужно будет обращаться в удостоверяющие центры, где вас попросят предоставить те же бумаги, что и при выдаче ЭЦП.

Источники


  1. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов (г. Пермь, 18-19 октября 2013 г.): моногр. . — М.: Статут, 2014. — 643 c.

  2. Краткий юридический справочник для профактива. — М.: Профиздат, 2012. — 432 c.

  3. Кучерена А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России; Юркомпани — М., 2015. — 432 c.
  4. Очерки конституционной экономики. 10 декабря 2010 года. Госкорпорации — юридические лица публичного права. — М.: Юстицинформ, 2010. — 456 c.
  5. ред. Шубин, В.В. Сборник постановлений Пленума Верховного Суда РСФСР (1961-1983 гг.); М.: Юридическая литература, 2012. — 432 c.
Как пользоваться электронной подписью
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here